ビジネスメールの件名~基本8つの項目を知るだけで書き方が解かる!

WEBメール 仕事

ビジネスメールを送る度にクレーム、上司からは小言の嵐。
でも8つの項目を覚えてやり取りしただけで、取引先の態度が一変しました!

最近は、どこの企業でもパソコンを使った業務が当たり前となっていますが、社内外でのやり取りも、FAXに変わってメールというのが多くなって来ているのではないでしょうか?

でも、会社で使用する「ビジネスメールの書き方」で、こんな時はどう書いたらいいの?って悩むことありますよね。

「困ったなぁ…」と悩みながらも、毎回なんとかしているようでは、時間ばかりが過ぎてしまい効率が悪いです。

それに、身近な家族や仲の良い友人、恋人などに普段するメールとは違って、ビジネスメールに関しては、マナーと正確さ、わかりやすさや効果など、いくつか注意しなければいけない点があります。

そこで今回は、私が覚えたビジネスメールを書くときに使う、8つの項目とその構成を紹介します。

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ビジネスメールは、8つの項目とその構成で全て解決!

メールが上手く出来ない

実はビジネスメールが難しいと感じるのは、どういった項目が必要で、どこにどう組み込めばいいのか【構成】?がわからないからです。

まずは8つの項目の意味を知ることです。

項目さえ理解すれば、後は基本の構成を覚えるだけで、スラスラとメールを書くことができるようになります。

いざメールを書くときに悩んでしまうより、今スグこの機会に、ビジネスメールの構成を覚えてみてはどうでしょうか?

あなたもきっと「そうか、こうすればいいのか?」と、納得するはずです。

ビジネスメールを書くときの8つの項目とは?

ビジネスメールの場合は、個人ではなく会社としてのやり取りであるということから、第一に失礼が無いように、また正確に伝わらなければいけません。

基本の構成では、「件名」「宛名」「挨拶」「名乗る」「要件」「詳細」「締め」「署名」の8つの項目で成り立つと覚えてください。

1つでも欠けている場合、相手に違和感を与えますので注意しましょう!

では、それぞれの項目の意味と役割・使い方を、順番に話していきます。

件名

あなたがもし複数のメールを受信している場合、「差出人」と「件名」から重要度や緊急性を考慮して読み始めると思います。

このように個人であれ、法人であれメールを受け取った側は、ほぼ優先順位をつけて開封の順番を判断していきます。

件名は「何の件か?」がはっきりと相手に伝わるようでなければ、受信者側は重要なメールだとは考えず、最悪読んですらもらえませんので、本文の内容を簡潔に分かりやすく書くことが大切です。

いつ・何を・どうしたいのかを伝える

「何の件か?」をはっきりと伝える場合、「いつ」「何を」「どうしたいのか」を元に、簡潔に作成するとわかりやすくなります。

例えば打合せの連絡を伝える「件名」では

「5月15日(月)AM10:00~会計ソフトの打合せ連絡」

などとし、日時を最初に持ってくるとわかりやすいでしょう!

【何を】では、「納期」「見積り」「セミナー」「訪問」の用件をはっきりとさせます。

また【どうしたいのか】では、「連絡」「報告」「案内」「お願い」などを伝えます。

「緊急」や「重要」といった場合の対処

メールの中には、急いで確認して欲しい事項や重大な判断をしてもらわなければならないものもあります。

こういった場合は、件名の冒頭に【緊急】【重要】と記すことによって、メールを見てもらいやすくなりますので、活用するようにしましょう!

ただし、【重要】=相手にリスクがある、【緊急】=相手に急いで対応してもらいたいという意味がありますので、多用しないように注意も必要です。

また一般的に「連絡」「報告」「案内」などでは、相手の時間の配分で、メールを見てもらえばいいわけですが、同じく冒頭に記すことによって、「何の件か?」が伝わりやすくなりますので、こちらも適宜に活用すると良いです。

宛名

さてここから先は、本文(内容)のところに記載する部分になります。

まず最初に礼儀として、宛先の会社名、部署、役職、名前の【宛名】から書きます。

例として

●●会社

企画部 推進課 主任

山田 太郎様

といった具合です。

ただし、部署や役職がわからない場合などは、省略しても構いません。

挨拶

次に【挨拶】基本ですが、会社として初めて接する場合のみ、「はじめまして、お世話になります。」

とし、担当が初めてであっても会社事態に接点がある場合は、「お世話になっております。」とします。

名乗る

挨拶が終わったら、早々に相手の不信感を払拭するためにも、「社名+名前」で名乗るようにします。

ただし【名乗る】に関しては、会社または担当として初めて接する時のみで、一度でもコンタクトを取った以降であれば、省略しても問題ありません。

要件

重複するようですが、件名と同じく「何の件か?」をここで簡潔に記します。

本文の中の「見出し」的な役割があり、【要件】がないと、趣旨がわかりづらくなったりぼやけてきますので、わすれないようにしましょう!

詳細

6W3H

要件の後は【詳細】になりますが、一般的には6W3Hをもとに構成していきます。

◆6つのW

・Who  誰が
・Whom  誰に
・When  いつ
・Where どこで
・What  何を
・Why  なぜ

◆3つのH

・How    どのように
・How many どのくらいの数で
・How much いくらか

ただし必要のないことまで書き入れると、相手に要旨が伝わりにくくなり混乱もしますから、過不足がないように心がけるようにします。

締め

詳細のあとは、「以上よろしくお願いします。」などの、締めの挨拶でくくります。

署名

最後に

・会社名、部署名
・名前 (間違いやすい名前は、読み仮名も記載)
・郵便番号、住所、ビル・建物名
・電話番号
・FAX番号
・メールアドレス
・ホームページのURL

上記のように、署名をします。

読みやすいメールを書くコツ

ビジネスメールとはいえ、受け取った相手が少しでもストレスを感じないように、読みやすいように工夫することも大切です。

一文を50文字程度におさめる工夫や、行間を適度にとることを心がけましょう!

また、■や【】といった記号を適度に使うことで、見出し効果のようにメリハリがつき、見やすくなります。

社内メールの場合

社内間で使うメールの場合は、同企業のため【宛名】と【署名】の部分の「会社名」は必要なく、後は同様です。

また社内の場合、基本的に次の3つのどれかに当てはまります。

1.報告=営業・販売などの経過や結果
2.連絡=会議・打合せ・人事など
3.相談=補佐・アドバイスなど

上記に関しては「報・連・相」と言われ、会社もしくは部署の業務をスムーズにしたり、コミュニケーション不足を解消し、人間関係を良くする潤滑剤のような効果があります。

「報連相」は上司または部下に限らず、自ら積極的に取り入れて、なるべく実行するようにしましょう!

まとめ

ビジネスメールが初めてだったり、まだ慣れていない場合、難しいそうと思われがちですが、ご覧になって意外と簡単と感じたのではないでしょうか?

企業イメージを悪くすることなく、相手とやり取りすることが出来れば、業績にも影響してきます。

8つの項目を覚えるて使用するだけで、間違いやトラブルも少なくなりますので、是非取り入れてみてください。

最後に

ビジネスメールが主流!先進国の中では、もはや日本だけFAXが主流!?

先進国の中で未だFAXに多く依存しているのは日本だけという、海外からみたら不思議な国ですが、資源節約のエコ時代、メールがFAXにとって変わるのは時間の問題です。

レコードがCDにとって変わったように、いつか突然に、日本もビジネスはメールでやり取りするのが当たり前になるでしょう!

そのときに慌てなくても良いように、今この時から準備したり慣れておくべきです。

そのためには、今回紹介したビジネスメールの基本をもとに、テンプレートを作成しておくことも良いのではないでしょうか?

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